DOs and DON’Ts in professional Email

DO

Email address

Email Address 要看起来专业，也就是对方可以很容易地从你的地址推断出是你发的邮件。

基本结构

• Subject line
• Greeting
• Email Text
• Closing

Subject line

Subject line 要体现写信的主题。

Greeting

基本原则是 Formal and not too familiar.

假如你知道 title，而不清楚性别，使用 title.

Dear Professor/Director Lee,

假如你只知道性别

Dear Sir/Madam,

都不知道, 或者写信给某个公司：Fedex, USPS, etc.

To Whom It May Concern,

写给某个 group

• Dear Members of the committee
• Dear Marketing Group,
• Dear Sales Team,

Email 正文

• 不要写长邮件，只要包括必要的细节，并且保持简短。可以的话，尽量只包含两个段落，每个段落三到四句话即可。
• 如果你请求别人帮你做事，控制在一到两个request之内。
• 不要抱怨或者责备你的收件人。学会做 self blaming.

Perhaps...was incomplete
Perhaps I left something out...

• Always add words of THANKS

Closing

Keep it short and simple

• Regards/Best Regards
• First Last
• FAX/Phone number(if needed)

DON’t

不要忘记基础的写作要求, 包括

• Spelling
• Grammar
• Punctuation(标点符号)
• Capitalization

发送前再添加收信人，避免误发送