How to write professional Emails

Posted by Shujin Wu on December 19, 2016

DOs and DON’Ts in professional Email

DO

Email address

Email Address 要看起来专业,也就是对方可以很容易地从你的地址推断出是你发的邮件。

基本结构

  • Subject line
  • Greeting
  • Email Text
  • Closing

Subject line

Subject line 要体现写信的主题。

Greeting

基本原则是 Formal and not too familiar.

假如你知道 title,而不清楚性别,使用 title.

Dear Professor/Director Lee,

假如你只知道性别

Dear Sir/Madam,

都不知道, 或者写信给某个公司:Fedex, USPS, etc.

To Whom It May Concern,

写给某个 group
  • Dear Members of the committee
  • Dear Marketing Group,
  • Dear Sales Team,

Email 正文

  • 不要写长邮件,只要包括必要的细节,并且保持简短。可以的话,尽量只包含两个段落,每个段落三到四句话即可。
  • 如果你请求别人帮你做事,控制在一到两个request之内。
  • 不要抱怨或者责备你的收件人。学会做 self blaming.
Perhaps...was incomplete
Perhaps I left something out...
  • Always add words of THANKS

Closing

Keep it short and simple
  • Regards/Best Regards
  • First Last
  • FAX/Phone number(if needed)

DON’t

不要忘记基础的写作要求, 包括

  • Spelling
  • Grammar
  • Punctuation(标点符号)
  • Capitalization

发送前再添加收信人,避免误发送